Cómo calcular las horas trabajadas, paso a paso
En resumen: Las horas trabajadas son la hora de salida menos la de entrada, menos el descanso que no te pagan: de 9:00 a 17:30 con 30 minutos de almuerzo sin pagar son 8 horas. Si sales al día siguiente, súmale 24 horas a la salida antes de restar, y para la nómina divide los minutos entre 60: 8 horas y 15 minutos son 8.25 horas.
Saber cómo calcular las horas trabajadas es saber restar con cuidado: la salida menos la entrada, menos el almuerzo que no te pagan. Las trampas están en el turno que pasa la medianoche, en los minutos que la nómina quiere en decimales y en los descansos que sí se pagan. Aquí va cada paso con números reales, para que revises tu tarjeta de tiempo a mano o entiendas qué hace la calculadora de horas trabajadas con tu semana.
Cómo calcular las horas trabajadas en un día
Las horas trabajadas por día salen en tres pasos: escribe la entrada y la salida en formato de 24 horas, resta la entrada a la salida y quita el descanso sin pagar. De 9:00 a 17:30 son 8 horas y 30 minutos en el reloj; con 30 minutos de almuerzo sin pagar, son 8 horas trabajadas. Si los minutos de la salida son menos que los de la entrada, pide prestada una hora: de 8:45 a 16:20, piensa en 16:20 como 15:80, y 15:80 menos 8:45 son 7 horas y 35 minutos, o 7 horas y 5 minutos después del almuerzo.
Qué descansos se restan y cuáles no
Solo se resta el tiempo que no te pagan. La norma federal 29 CFR 785.18 (en inglés) explica que los descansos cortos, de 5 a unos 20 minutos, se suelen pagar como tiempo de trabajo y deben contarse como horas trabajadas. La 29 CFR 785.19 (en inglés) señala que una comida de buena fe no es tiempo de trabajo si quedas libre por completo de tus tareas, y que normalmente bastan 30 minutos o más; si te piden comer en tu escritorio, estás trabajando. Si tu contrato no aclara qué descanso es cuál, pregunta antes de llenar la hoja.
Turnos de noche que pasan la medianoche
Un turno de 22:00 a 6:00 parece dar 16 horas negativas. La salida pertenece al día siguiente, así que súmale 24 horas antes de restar: 30:00 menos 22:00 son 8 horas, y de 23:00 a 7:30 con 30 minutos de descanso también son 8. La calculadora lo hace sola: si la salida es anterior a la entrada, entiende que saliste al día siguiente.
Cómo pasar los minutos a horas decimales
La nómina multiplica horas por tarifa, así que quiere 8.25 y no 8:15. Divide los minutos entre 60 y súmalos a las horas enteras: 15 minutos son 0.25 y 50 minutos son 0.8333, que se redondea a 0.83.
| Minutos | Horas decimales |
|---|---|
| 5 | 0.08 |
| 10 | 0.17 |
| 15 | 0.25 |
| 20 | 0.33 |
| 30 | 0.50 |
| 40 | 0.67 |
| 45 | 0.75 |
| 50 | 0.83 |
Dos decimales bastan para pagar, aunque 0.33 horas son 19.8 minutos, no 20; por eso la calculadora guarda los minutos exactos. Cada minuto de 1 a 60 está en la tabla de minutos a horas decimales. Y cuidado con el error más común: 8.30 horas son 8 horas y 18 minutos, no 8 y media, y 7.45 horas son 7 horas y 27 minutos.
Horas trabajadas semanales: un ejemplo completo
Suma los días en horas y minutos y convierte el total una sola vez. Esta es una semana con 30 minutos de almuerzo sin pagar cada día:
| Día | Entrada | Salida | En el reloj | Trabajadas | Decimal |
|---|---|---|---|---|---|
| Lunes | 8:30 | 17:15 | 8:45 | 8:15 | 8.25 |
| Martes | 9:00 | 17:30 | 8:30 | 8:00 | 8.00 |
| Miércoles | 8:45 | 18:05 | 9:20 | 8:50 | 8.83 |
| Jueves | 9:10 | 16:40 | 7:30 | 7:00 | 7.00 |
| Viernes | 9:00 | 14:00 | 5:00 | 4:30 | 4.50 |
Las horas suman 35 y los minutos 95, que son 1 hora y 35 minutos: la semana tiene 36 horas y 35 minutos, o 36.58 en decimal. A $18.00 la hora, la semana son $658.50 brutos: $648.00 por las 36 horas y $10.50 por los 35 minutos.
Horas trabajadas al mes y por quincena
Si te pagan cada dos semanas, suma cada semana por separado: las horas extra federales se cuentan por semana, así que 44 y 36 horas no equivalen a dos semanas de 40, como explica la guía cómo se pagan las horas extras. Para el mes, suma las semanas y los días sueltos. Como referencia, 52 semanas de 40 horas son 2,080 horas al año, 173.33 al mes en promedio; cada mes real depende de sus días hábiles.
Cómo calcular las horas trabajadas de un empleado en Excel
Pon la entrada en la columna A, la salida en la B y los minutos de almuerzo en la C. Según la ayuda de Microsoft, Excel guarda cada hora como una parte del día: 0.5 son las 12:00 p. m. Por eso =(B2-A2)*24-C2/60, en una celda con formato de número, da las horas trabajadas en decimal. Para turnos que pasan la medianoche usa =MOD(B2-A2,1)*24-C2/60: la función MOD, RESIDUO en Excel en español, devuelve el resto de una división con el signo del divisor, así que de 22:00 a 6:00 con 30 minutos de descanso da 7.5. Según tu configuración regional, los argumentos van separados por coma o por punto y coma.
El redondeo al cuarto de hora
Algunos empleadores anotan la entrada y la salida a los 5 minutos, al décimo o al cuarto de hora más cercano. La norma 29 CFR 785.48 (en inglés) acepta esa práctica siempre que, con el tiempo, no deje de pagarles a los empleados todo el tiempo que de verdad trabajaron: el redondeo tiene que ser parejo. Por ejemplo, 8:56 se redondea a 9:00 y 17:06 a 17:00, así que 8 horas y 10 minutos quedan en 8 horas; al día siguiente, 9:04 pasa a 9:00 y 17:10 a 17:15, así que 8 horas y 6 minutos quedan en 8 horas y 15 minutos. Un día pierdes 10 minutos y el otro ganas 9.
Errores comunes
- Restar un descanso pagado. 15 minutos diarios son 1 hora y 15 minutos en una semana de cinco días.
- Olvidar el cambio de día en un turno de noche, que da un número negativo.
- Mezclar minutos y decimales. 7.45 horas no son 7 horas y 45 minutos.
- Redondear cada día antes de sumar la semana.
Guarda la entrada, la salida y el descanso de cada día, no solo el total. La calculadora de horas trabajadas los guarda, y su enlace para compartir los lleva después del # de la dirección, que nunca llega a un servidor.
Preguntas frecuentes
¿Cuántas horas son de 9 a 5?
De 9:00 a. m. a 5:00 p. m. son 8 horas en el reloj. Con media hora de almuerzo sin pagar son 7.5 horas trabajadas, y con una hora sin pagar, 7; de lunes a viernes eso da 37.5 o 35 horas a la semana. Si el almuerzo es pagado, cuentan las 8 horas y la semana suma 40.
¿Cuántas horas de trabajo son por ley en Estados Unidos?
La ley federal no fija una jornada máxima a partir de los 16 años: según la hoja informativa 23 del Departamento de Trabajo, la FLSA no limita las horas semanales de un empleado de 16 años o más. Lo que exige es pagar tiempo y medio por cada hora después de 40 en la semana de trabajo. Tampoco define qué es tiempo completo o medio tiempo; según el mismo departamento, eso lo decide en general el empleador.
¿Es obligatorio el tiempo de almuerzo en el trabajo?
La ley federal no lo exige: el Departamento de Trabajo explica que no obliga a dar descansos para almorzar ni para el café, así que revisa también las reglas de tu estado. Si tu empleador da descansos cortos, de unos 5 a 20 minutos, cuentan como horas trabajadas; una comida de 30 minutos o más en la que quedas libre de tus tareas no se paga.
¿Qué son las horas hombre y cómo se calculan?
Las horas hombre son las horas de trabajo de todas las personas de un proyecto sumadas: personas por horas. Si 5 personas trabajan 40 horas cada una, son 200 horas hombre, y si 3 de ellas trabajan además 6 horas extra, son 218. Sirven para medir el esfuerzo de un trabajo, no para pagarlo: en la nómina cuentan las horas de cada persona por separado.
La misma guía en inglés: How to calculate hours worked.
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