En resumen: Una matriz RACI muestra, para cada tarea, quién es Responsable de hacerla, la única persona que es Aprobador y responde por el resultado, y a quién se Consulta antes o se Informa después; una buena matriz le da a cada tarea exactamente una A y al menos una R. En el ejemplo, 4 de 5 tareas pasan la revisión y "Diseñar la plantilla" falla porque tiene dos A.
Cómo hacer una matriz RACI con esta herramienta
- Escribe las tareas en la columna de la izquierda: los entregables, las decisiones o los pasos del proyecto. Caben hasta 40. Que cada una sea lo bastante concreta como para que una sola persona responda por ella.
- Escribe las personas o los puestos arriba, hasta 15. Los nombres funcionan mejor en un equipo pequeño; los puestos, en un proceso que se repite.
- Elige una letra en cada casilla. R para quien hace el trabajo, A para la única persona que responde por el resultado, R/A cuando es la misma, C para quien hay que consultar antes e I para quien hay que avisar después. Deja en blanco las demás: en una buena matriz de responsabilidades casi todas las casillas quedan vacías.
- Lee la revisión. La lista debajo de la matriz nombra cada tarea que rompe una regla y qué cambiar. La tabla de abajo cuenta las R, A, C e I de cada persona, para que veas quién carga con demasiado. Copia la matriz como texto o CSV, o comparte un enlace que la abre.
Todo se actualiza al momento, y nada sale de tu navegador: el enlace para compartir guarda la matriz en la parte de la dirección después del #, que los navegadores nunca envían a un servidor. Es como una plantilla de matriz RACI que se revisa sola, sin cuenta, sin pizarra en línea y sin un archivo de Excel que pasar de mano en mano.
Las reglas de la matriz RACI que revisa la herramienta
Dos reglas hacen que una matriz RACI sirva de algo. Cada tarea necesita al menos una R, porque si no, nadie la está haciendo. Y cada tarea necesita exactamente una A, porque si no hay ninguna, o hay varias, nadie tiene la última palabra. El Manual de Rentas Internas del IRS, sección 2.110.2 (en inglés), que usa tablas RACI en su proceso de requisitos, define el modelo así, en nuestra traducción: "Aunque muchos papeles pueden participar en una tarea, solo uno rinde cuentas por los resultados". La misma definición agrega que, cuando una tarea no tiene a nadie con la A, se entiende que la R responde por ella.
La herramienta sigue las dos frases. Dos o más A en una tarea, o ninguna R, es un error que hay que corregir. Que no haya A es un aviso: si la tarea tiene una sola R, la nota explica que se entiende que esa persona responde por ella y sugiere marcar la casilla R/A para que la matriz lo diga; si tiene varias R, no queda claro quién responde y tienes que elegir a una. Una tarea sin ninguna letra queda marcada hasta que alguien reciba un papel, y una persona sin papel en ninguna tarea aparece nombrada para que la quites o le encuentres uno.
Un ejemplo de matriz RACI: lanzar un boletín
La matriz con la que abre la herramienta es la de un equipo de 5 personas que lanza un boletín para clientes en 5 tareas. María, la líder de mercadotecnia, define ella misma las metas, así que tiene R/A en esa tarea. Sam escribe los números, Priya diseña la plantilla, Leo, del área legal, hace la revisión legal y también la aprueba (R/A), y a Dana, de ventas, se le consulta qué quieren los clientes y se le informa de los resultados.
Una tarea tiene un error, de los que se cuelan fácil en una reunión. En "Diseñar la plantilla" tanto María como Dana tienen la A, así que la revisión indica: Diseñar la plantilla: hay 2 personas con A (María, Dana); deja solo una. El arreglo es una conversación, no una fórmula: si lo que a Dana le importa es que la plantilla le sirva a ventas, su papel es Consultado, y la A se queda con María. Cambia su casilla a C y las 5 tareas pasan.
La tabla de papeles por persona muestra algo que las reglas no revisan: María tiene la A en 4 de las 5 tareas. En quien dirige un proyecto es normal, pero en una matriz grande una columna llena de A merece una segunda mirada, porque si una sola persona aprueba todo, cada tarea termina esperando en su fila. Una columna sin letras, o solo con I, puede querer decir que esa persona no necesita estar en el proyecto.
Consejos para llenar una matriz RACI
Escribe las tareas como resultados ("Revisión legal", "Enviar y medir resultados") y no como departamentos, y que sean lo bastante pequeñas como para que una sola persona responda por cada una. Decidan la A antes que la R: acordar quién responde por una tarea suele resolver quién la hace. Que la lista de C sea corta, porque cada persona consultada es alguien a quien la R tiene que esperar; muchas veces basta con una I. Y vuelvan a la matriz cuando cambie el equipo o el plan, porque una matriz RACI que ya no refleja el trabajo confunde más que ayudar.
La matriz RACI ordena quién hace qué. Para decidir primero qué opción seguir, califícalas en la matriz de decisión ponderada; para ver cuánto trabajo cabe en el equipo, usa la capacidad del sprint; y para repartir el trabajo por turnos, el horario de turnos lo reparte parejo. La misma herramienta en inglés: RACI chart maker.
Preguntas frecuentes
¿Qué significa RACI?
Son las iniciales en inglés de los cuatro papeles: Responsible, Accountable, Consulted e Informed. En español se dicen Responsable (quien hace el trabajo), Aprobador (quien responde por el resultado y lo aprueba), Consultado (a quien se le pide su opinión antes) e Informado (a quien se le avisa después). La matriz RACI, también llamada matriz de responsabilidades o matriz de asignación de responsabilidades, pone las tareas en las filas y las personas o los puestos en las columnas, con una letra en cada casilla.
¿Cuáles son las reglas de la matriz RACI?
Cada tarea lleva exactamente una A y al menos una R. El Manual de Rentas Internas del IRS lo expresa así (la traducción es nuestra): muchos papeles pueden participar en una tarea, pero solo uno rinde cuentas por los resultados, y si una tarea no tiene a nadie con la A, se entiende que la R responde por ella. Una misma persona puede tener las dos, y se escribe R/A. Esta herramienta revisa las dos reglas en cada tarea mientras llenas la matriz y te señala qué tarea falla y por qué.
¿Para qué sirve una matriz RACI?
Para que nadie se quede preguntando quién hace qué. Sirve en proyectos con varias áreas, al repartir el trabajo de un lanzamiento, en procesos que se repiten (contratar, cerrar el mes, publicar una versión) y cuando llega alguien nuevo al equipo. Su mayor valor está en la conversación para llenarla: decidir quién tiene la A de cada tarea suele resolver discusiones que de otro modo aparecen a mitad del proyecto.
¿Puedo hacer la matriz RACI en Excel?
Sí, y muchos equipos la tienen en una hoja de cálculo. Pero Excel guarda las letras sin revisarlas: no te avisa si una tarea tiene dos A o ninguna, ni cuenta cuántas tareas caen en una sola persona. Hazla aquí y usa Copiar como CSV para pegar la matriz en Excel o en Google Sheets, con una columna que indica si cada tarea pasa la revisión. El enlace para compartir abre la misma matriz a quien se lo mandes, sin archivo y sin cuenta.
¿Cuál es la diferencia entre la matriz RACI y la RASCI?
La RASCI agrega la S de Support (apoyo): personas que ayudan a la R a hacer el trabajo, sin ser las que lo entregan. La revisión de esta herramienta es para la RACI de cuatro letras; si usas la RASCI, marca a quienes apoyan como Consultado o como Responsable, según lo que de verdad hagan.
¿Pongo nombres de personas o puestos en las columnas?
Cualquiera de los dos sirve. Los nombres son más claros en un equipo pequeño y un solo proyecto, porque nadie tiene que adivinar quién ocupa cada puesto. Los puestos (líder de producto, área legal, diseño) sirven mejor para un proceso que dura más que las personas que lo hacen hoy. En los dos casos, cada columna debería tener un papel en al menos una tarea; la herramienta te avisa si alguien quedó sin ninguno.