En resumen: El costo de una reunión es la suma de lo que cuesta por hora cada persona presente, multiplicada por las horas que dura. Un salario anual se pasa a costo por hora dividiéndolo entre 2,080 horas, y la calculadora también muestra cuánto cuesta en un año una reunión que se repite.
Cómo calcular el costo de una reunión en la empresa
- Elige si el pago va por hora o como salario anual, y la moneda. El dólar viene puesto.
- Escribe quiénes van. Junta en un grupo a las personas que ganan algo parecido. Una cifra aproximada basta: lo que importa es el tamaño del número, no el último centavo.
- Pon la duración y cada cuánto se hace. Una reunión semanal de 30 minutos le quita 26 horas al año a cada persona que asiste.
- Lee el resultado, o pulsa Empezar cuando arranque la reunión para ver el costo sumar en vivo.
Al abrir la página, la calculadora ya trae un ejemplo: 6 personas que ganan $45 por hora en una reunión de 60 minutos que se hace cada semana. Una reunión cuesta $270.00, $4.50 por minuto, y las 52 reuniones del año suman $14,040.00 y 312 horas de trabajo. Cambia cualquier cifra y el resultado se actualiza mientras escribes. Es gratis, no pide cuenta ni correo, y lo que escribes no sale de tu navegador.
La fórmula, con un ejemplo en dólares
Costo de la reunión = la suma del costo por hora de cada persona × la duración en horas.
Si escribes un salario anual, el costo por hora es el salario dividido entre 2,080, las horas de 52 semanas de 40 horas. Una persona que gana $70,000 al año cuesta unos $33.65 por hora, así que una reunión de una hora con ocho personas con ese salario cuesta unos $269.23. Si se hace cada semana, esa sola reunión cuesta $14,000.00 al año y ocupa 416 horas de trabajo de las personas. Las cifras van en el formato de Estados Unidos, con punto para los decimales y coma para los miles: $1,250.00 son mil doscientos cincuenta dólares.
Si el pago no es igual para todos, usa un grupo por cada nivel. Dos gerentes a $60 por hora y cinco técnicos a $30 en una reunión de 45 minutos cuestan $202.50: los gerentes suman $120 por hora y los técnicos $150, y $270 por hora durante tres cuartos de hora son $202.50. El costo por minuto, $4.50 en este caso, es la cifra que más ayuda cuando una reunión se alarga.
Cuánto cuesta una reunión de verdad: prestaciones y costo oculto
La calculadora cuenta lo que escribes, y casi siempre la gente escribe el salario. Para la empresa, una persona cuesta más que eso. La encuesta de costos de compensación de la Oficina de Estadísticas Laborales (en inglés), publicada el 9 de septiembre de 2026, indica que en junio de 2026 los empleadores de la industria privada de Estados Unidos gastaron en promedio $46.89 por hora trabajada: $32.82 en sueldos y salarios, el 70.0 por ciento, y $14.07 en prestaciones, el 30.0 por ciento. Si quieres esa parte en la cuenta, escribe un costo por hora completo en lugar del salario.
Hay además un costo oculto que ninguna fórmula ve. El trabajo que pide concentración necesita bloques de tiempo sin cortes, y una reunión de 30 minutos a media mañana puede partir en dos horas que servían para eso. Las reuniones casi nunca aparecen en un presupuesto: nadie aprueba ese gasto y se reparte entre muchas agendas, así que una reunión recurrente puede seguir durante años sin que nadie pregunte si todavía hace falta. Ponerle una cifra ayuda a hacer la pregunta sin culpar a nadie. Toma el resultado como el mínimo.
El total en vivo durante la reunión
Pulsa Empezar cuando arranque la reunión y el recuadro muestra el tiempo transcurrido y lo que lleva costando, calculado cada cuarto de segundo con el costo por hora de todos los presentes. Pausar lo detiene, Seguir lo continúa desde donde iba y Reiniciar lo pone en cero. El reloj se basa en la hora de tu dispositivo, así que si cambias de pestaña y vuelves, el total sigue siendo correcto. Si cambias las cifras con el reloj en marcha, el total se recalcula con el costo nuevo para todo el tiempo transcurrido. Compartir la pantalla con ese número cuando una reunión se pasa de la hora suele bastar para cerrarla.
Cómo bajar el costo de las reuniones
- Invita a menos personas. Pregúntate si cada una tiene que estar o solo necesita las notas después.
- Acorta la duración por defecto. Prueba 25 minutos en lugar de 30, y 50 en lugar de 60. Las reuniones tienden a llenar el tiempo que se les da.
- Manda la agenda antes. Una reunión sin agenda muchas veces podía haber sido un mensaje.
- Revisa las reuniones recurrentes cada trimestre. Cancela las que ya no tienen propósito o hazlas menos seguido.
- Empieza a la hora. Cinco minutos de espera en una reunión de diez personas son 50 minutos de trabajo.
Para un plan más completo, la guía cómo reducir el costo oculto de las reuniones explica cómo recortar reuniones sin perder las que sirven, con un ejemplo en dólares paso a paso. La misma herramienta en inglés: meeting cost calculator.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se calcula el costo de una reunión?
Suma lo que gana por hora cada persona que está en la reunión y multiplícalo por las horas que dura. Ocho personas que ganan $45 por hora en una reunión de una hora cuestan $360.00. Si esa reunión se hace cada semana, son $18,720.00 al año.
¿Cómo paso un salario anual a pago por hora?
La calculadora divide el salario anual entre 2,080 horas, que son 52 semanas de 40 horas. Un salario de $52,000 al año equivale a $25.00 por hora. Si tu equipo trabaja otra cantidad de horas al año, escribe el pago por hora en lugar del salario.
¿Qué hago si las personas no ganan lo mismo?
Haz un grupo por cada nivel de pago, hasta 12 grupos. Dos gerentes a $60 por hora y cinco técnicos a $30 en una reunión de 45 minutos cuestan $202.50: $90.00 de los gerentes y $112.50 de los técnicos. Es más exacto que usar un promedio para todos.
¿Incluye las prestaciones y los impuestos que paga la empresa?
Solo si los incluyes tú. Lo que cuesta un empleado a la empresa es más que su salario: en la industria privada de Estados Unidos, las prestaciones fueron el 30.0 por ciento del costo de compensación en junio de 2026, según la Oficina de Estadísticas Laborales. Para contarlas, escribe un costo por hora completo en lugar del pago.
¿Sirve para una reunión por videollamada?
Sí. El tiempo de las personas cuesta lo mismo en una sala que en una llamada. Pulsa Empezar cuando arranque la reunión y comparte la pantalla con el total en vivo si quieres que todos lo vean.
¿Se guardan las cifras que escribo?
No. La cuenta se hace en tu navegador y no se nos envía nada. Un enlace para compartir lleva las cifras en la parte después del # de la dirección, que los navegadores nunca envían a un servidor.
¿Un costo alto es motivo para cancelar la reunión?
No por sí solo. Hay reuniones que valen mucho más de lo que cuestan. La cifra sirve para preguntarse si hace falta invitar a todos, usar el horario completo o reunirse tan seguido.